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Abhalten effektiver Vorstandssitzungen für Eigentumswohnungen

Auswertungen funktionieren. Eine sehr effektive Praxis für Boardmitglieder besteht darin, die Qualität ihrer Boardoperationen zu bewerten. Oft wissen Vorstandsmitglieder nicht, was sie über ihren eigenen Vorstand nicht wissen. Board-Bewertungen sind in vielen gewinnorientierten Branchen obligatorisch. Diese Boardmitglieder wissen, dass es wichtig ist, regelmäßig kurze, praktische Bewertungen ihrer Board-Operationen durchzuführen und dann im Laufe des Jahres auf die Ergebnisse dieser Bewertungen zu reagieren.




Die Bewertungen müssen nicht lange dauern - oftmals sogar 15 Minuten pro Jahr von jedem Vorstandsmitglied, um einen kurzen Fragebogen auszufüllen, gefolgt von einer halben Stunde, um die Ergebnisse zu diskutieren und eine Strategie zur Verbesserung zu planen.

Einige Boards haben möglicherweise das Gefühl, dass sie keine Bewertungen benötigen. Ich würde vorschlagen, dass diese Boards das kostenlose Board-Bewertungstool von BoardWalk Consulting vervollständigen. Diese Bewertung sollte auch vertraulich erfolgen. Wenn Ihr Board bei einem der fünf Kriterien weniger als acht Punkte erzielt, ist es möglicherweise an der Zeit, dass eine Bewertung Mängel in Ihrem Betrieb feststellt und korrigiert.

Bevor Sie die Übung zur Bewertung Ihres Boards durchführen, stellen Sie sicher, dass alle mit dieser Übung einverstanden sind. Die erste Frage lautet: Was bewerten wir? Es gibt verschiedene Bewertungen, die abgeschlossen werden können, z. B. die Wirksamkeit des Verwaltungsrats oder einzelne Verwaltungsratsmitglieder. Die Leistung einzelner Vorstandsmitglieder sollte niemals bewertet werden, bevor nicht alle über ihre Rolle im Vorstand informiert wurden. Es kann demoralisierend sein, anhand von Kriterien bewertet zu werden, von denen Sie nicht wussten, dass sie Teil Ihrer Verantwortung waren. Wir werden diesen Artikel auf die Effektivität an Bord als Ganzes konzentrieren.

Im Folgenden finden Sie einige Beispielfragen zur Bewertung der Leistung Ihres Boards. Lassen Sie Ihre Vorstandsmitglieder die Umfrage ausfüllen und die Antworten zusammenfassen. Weisen Sie Ihre Vorstandsmitglieder an, dass die Umfrage schnell und ehrlich abgeschlossen werden soll. Denken Sie nicht über die Antworten nach.

Einige Punkte, die vor der Durchführung der Bewertung zu beachten sind.

1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Fragebogen für Ihr Unternehmen und die zu messenden Elemente relevant ist. Ihre Vorstandsmitglieder verlieren das Interesse an der Beantwortung irrelevanter Fragen.

2. Damit Evaluierungen funktionieren, müssen alle offen und ehrlich sein. Die einzige Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, die Vertraulichkeit des Fragebogens zu gewährleisten. Lassen Sie die Zusammenfassungen von einem unabhängigen Dritten erstellen.

3. Versuchen Sie nicht, Ihre Einschätzung zu umfassend zu gestalten.

Verpflichten Sie sich, auf die Ergebnisse Ihrer Umfrage zu reagieren. Diese Bewertungswerkzeuge geben ein hervorragendes Bild der Schwächen und Stärken eines Boards. Ihre Kraft ist bewiesen. Wenn es keine Folgemaßnahmen zu diesen Übungen gibt, sind sie einfach eine Verschwendung von Zeit und Energie Ihrer Freiwilligen.

- Der Verwaltungsrat hat ein umfassendes und gemeinsames Verständnis der Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitglieder, des Managements und der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens.

- Der Verwaltungsrat erhält regelmäßig Berichte über Finanzen / Budgets, Produkte / Programmleistung und andere wichtige Angelegenheiten.

- Der Vorstand kommuniziert effektiv mit der Community.

- Vorstandssitzungen erleichtern die Fokussierung und den Fortschritt in wichtigen Angelegenheiten.

- Jedes Vorstandsmitglied fühlt sich an der Arbeit des Vorstands beteiligt und interessiert.

- Die Vorstandsmitglieder werden regelmäßig geschult und über ihre Verantwortlichkeiten informiert.

- Neue Vorstandsmitglieder orientieren sich am Vorstand, einschließlich eines Betriebshandbuchs des Vorstands, der Unternehmenserklärung, der Satzung und des Gesetzes sowie ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten als Vorstandsmitglieder.

- Die Organisation des Verwaltungsrats wird mit einer Beschreibung der Zuständigkeiten des Verwaltungsrats und des Verwaltungsratsausschusses dokumentiert.

- Die Organisation hat mindestens die Mindestanzahl von Mitgliedern im Verwaltungsrat, wie dies in ihrer Satzung oder im Gesetz vorgeschrieben ist.

- Der Vorstand hat ein Verfahren zur Behandlung dringender Angelegenheiten zwischen den Sitzungen.

- Der Vorstand hat einen jährlichen Sitzungskalender.

- Die Sitzungen haben schriftliche Tagesordnungen und Materialien, die sich auf wichtige Entscheidungen beziehen, werden dem Vorstand vor der Sitzung übergeben.

- Konflikte zwischen Direktoren beeinträchtigen die Arbeit des Verwaltungsrats nicht.

- Unsere Finanzüberwachungs- und -kontrollsysteme ermöglichen es uns, Fehler schnell zu erkennen und uns vor den meisten kriminellen Aktivitäten zu schützen.

- Ich bin stolz darauf, Direktor dieses Unternehmens zu sein.

Die Antworten sollten einfach als "Zustimmen oder Nicht zustimmen" eingestuft, gesammelt und zusammengefasst werden. Ich mag es, die Zusammenfassungen im Balkendiagrammformat anzuzeigen.

Diese Zusammenfassungen für jede Frage können dann verwendet werden, um festzustellen, ob in einem bestimmten Bereich ein Problem vorliegt, und können auch dazu beitragen, Bereiche zu priorisieren, auf die sich Verbesserungen konzentrieren sollen.

Condominium Corporations sollten die Praktiken von Verwaltungsräten in hochwirksamen Unternehmen zur Kenntnis nehmen. Während die Branchen unterschiedlich sein können, ist die Notwendigkeit einer effektiven Entscheidungsstruktur dieselbe.


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Mahmoud Sayed

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